JAK NA NĚ
Jak vlastně dotace fungují?
Smyslem evropských dotací je přiblížit hospodářskou úroveň jednotlivých států těm nejvyspělejším z 28 zemí. Díky této podpoře tak mohou i méně vyspělé státy a firmy v nich získávat úroveň těch nejlepších. Dotace jsou určené většinou všem sférám ve státu, ať je veřejná správ, samospráva, neziskovky a samozřejmě i podnikatelé.
Dotace jsou poskytovány prostřednictvím tzv. operačních programů, z nich každý je zaměřený na jinou oblast. V rámci nich jsou vyhlašovány tzv. výzvy k podání žádostí o dotaci.
1. Najít dotační program
Máte již zcela jasné, co chcete realizovat? Je nutno si promyslet svůj záměr, který chcete realizovat. A poté je teprve možno vybrat ten nejvhodnější dotační titul, jehož podmínky mohou záměru odpovídat. Ale často se stává, že shoda není až tak vysoká, že vypsaná dotace na první pohled neodpovídá potřebám. Ale jak se říká, „všechny cesty vedou Říma“, jen je potřeba vybrat tu správnou. A naše zkušenosti ukazují, že v řadě případů lze najít cestu, jak splnit sledovaný cíl.
2. Zpracovat žádost o dotaci
Žádosti o dotaci se předkládají v rámci tzv. dotačních výzev – v časově vymezeném období, ve kterém je možné žádat o dotaci. Je nutno provést registraci žádosti o dotaci v příslušném informačním systému pro administraci dotačních projektů. Na tomto základu je založena žádost, kam se uvádí podstatné parametry projektu (co, kdy, kde, jak, proč, za kolik) a také tzv. indikátory, tj. parametry podle kterých se určuje úspěšnost projektu. Nejen bezprostředně po jeho ukončení, ale i v tzv. době udržitelnosti.
Součástí žádosti jsou i další dokumenty, v závislosti na typu projektu. Stavební jsou nejnáročnější, od projektové dokumentace, přes položkový rozpočet až po PENB.
Dále je součástí každé žádosti dokument, který má mnoho odborných kapitol a podkapitol. Jeho zpracování, jakož i vlastní žádosti vyžaduje dokonalou znalost dotační problematiky, letité zkušenosti v oblasti různorodých projektů či schopnosti projektového managementu. A také znalost podnikové ekonomiky.
Toto je základem dobrého ohodnocení vašeho projektu. Proto vždy, před vlastní zpracováváním žádosti provádíme s klientem odhad hodnocení projektového záměru. Pokud se ukáže, že nemá potenciál dosáhnout potřebné kvality, tak klientovi doporučíme záměr nerealizovat. Šetříme tak klientovi nejen čas.
Před vlastním podání žádosti kontrolujeme shromáždění všech povinných příloh pro žádosti o dotaci. Pokud nejsou úplné, často dochází k vyřazení projektu hned na začátku.
3. Hodnocení žádosti o dotaci
Většina projektů se před finálním hodnocením vrací od poskytovatele dotace s připomínkami k doplnění či vysvětlení konkrétních specifik. V takovém případě se postaráme o komunikaci a všechny dílčí změny tak, aby vaše žádost o dotaci mohla být úspěšná.
Po předložení žádosti příslušnému poskytovateli dotace probíhá její vyhodnocení nejčastěji ve 3 kolech:
- kolo – formální hodnocení
Posouzení základních kritérií z hlediska formální správnosti a úplnosti žádosti. - kolo – věcné hodnocení
Kvalitativní vyhodnocení obsahové stránky projektu na základě předem stanovených kritérií. - kolo – hodnocení výběrovou komisí
Rozhodnutí komise o schválení či zamítnutí žádosti o dotaci na podkladě výsledků věcného hodnocení.
4. Právní akt poskytnutí podpory
Toto je jedna z rozhodujících částí žádosti a projektu. Na základě právního aktu vzniká žadateli nárok na poskytnutí dotace za předpokladu splnění podmínek pro její vyplacení. Ze žadatele se v tento okamžik stává příjemce dotace. To však kromě pozitiva v podobě závazku o financování projektu i znamená, že bude nutno plnit řadu povinností a dodržovat nejen podmínky stanovené v tomto dokumentu, ale především řadě závazných pravidel a postupů.
Před podpisem (akceptací) tak je možno ještě provádět korekce projektu, většinou se jedná o harmonogram, nicméně změny jsou možné i v dalších oblastech.
To vše se děje na základě tzv. změnového řízení, které je možno realizovat i v průběhu vlastní realizace.
5. Realizace projektu
Po vlastní zahájení realizace je nutno zajistit, aby vše bylo podle pravidel a podmínek – a vám dotace byla skutečně proplacena. Je naprosto nezbytné nastavit procesy pro efektivní spolupráci všech zapojených i korektní realizaci včetně parametrů pro udržitelnost projektu.
Jak to zajistit? Projekt zrealizovat dle časového, obsahového i finančního plánu uvedeného v žádosti o dotaci, což bývá problém, neboť se podmínky a možnosti mění, většinou uběhne i řada měsíců. V tom případě je nutno realizovat změnové řízení.
Každopádně budete muset realizovat výběrová řízení. Jejich nesprávná realizace je nejčastější příčinou krácení dotace.
Při realizaci musí příjemce dotace bezpodmínečně a plném rozsahu dodržet podmínky, které mu dotační titul stanovuje – mezi nejdůležitější patří např. plnění povinných indikátorů, správný výběr dodavatelů či dodržení harmonogramu. Dále musí zajistit v rámci interních podnikových procesů řadu kroků, jako například oddělené účetnictví, průběžné sledování naplňování indikátorů a monitorovacích ukazatelů, a následnou archivaci.
U všech těchto kroků je dobré se řídit zásadami projektového řízení, anebo, alespoň najmout mentora, který dohlíží na vaše kroky.
6. Finanční vypořádání dotace – žádost o platbu a závěrečná zpráva
EX POST režim je nejčastější formou proplácení dotace. Probíhá na základě žádosti o platbu až po kompletní úhradě výdaje ze strany příjemce.
V informačním systému dotací je v rámci toho ověřit výdaje, přiřadit je rozpočtovým položkám, prokázat v jednotlivých účetních dokladech a doložit jejich úhrady.
Toto je předmětem kontroly poskytovatele dotace, proto je potřeba tyto velmi pečlivě zkontrolovat, zpracovat a označit přílohy žádosti o platbu.
Součástí ukončení realizace projektu je rovněž i závěrečná zpráva o realizaci projektu, kde se deklarují výsledky projektu za dodržení stanovených podmínek. Jejich součástí bývá také tzv. publicita.
Teprve po bezchybné žádosti dochází k finančnímu vypořádání (proplacení) dotace.
7. Udržitelnost projektu
Po ukončení realizace začíná běžet období tzv. udržitelnosti projektu. Nejčastěji trvá mezi 3 až 5 lety.
Po tuto dobu je příjemce dotace povinen zachovat a udržet výstupy projektu a současně dále naplňovat povinné indikátory. V období udržitelnosti nelze prodat ani zcizit jeho výstupy.
A věděli jste, že v období tzv. udržitelnosti projektu vám v případě nedodržení podmínek hrozí krácení dotace či dokonce její vrácení?
Přenechejte zpracování úkonů spojených s dotacemi profesionálům s mnohaletými zkušenostmi. Díky našim službám můžete ušetřit čas vašich zaměstnanců. Zvýšíte efektivitu, snížíte náklady a především minimalizujete riziko chyb a nepřesností v předkládaných dokumentech.
Nemusíte se obávat krácení dotace na základě chyb a za porušení náročných administrativních povinností.
KONTAKTUJTE NÁS
eFact, s.r.o.
Praha 1
110 00
info@efact.cz
IČO: 27309304